蒙古工匠用羊脂与松烟混合的油脂擦拭皮甲，每处接缝需涂抹三次，油脂中掺漠北铁矿粉，既防潮又能通过磁石检测定位甲胄位置。汉人漆匠则调制桐油与朱砂的涂料，均匀刷在汉式甲胄的金属部件上，朱砂含硫量二分，与符牌库的防氧化标准一致，“每三年需重刷一次，” 漆匠头李三斤道，刷子需用狼毫，“软硬度刚好贴合甲片纹路。”
库房的地面铺设防潮的芦苇垫，垫下埋木炭与石灰，按 “一尺炭一尺灰” 的比例分层，这是蒙古 “草原防潮法” 与中原 “石灰吸湿术” 的结合。墙角放置西域带来的樟脑块，散发的气味能驱赶虫鼠 —— 这是至元十年从伊尔汗国学来的防腐术。防腐处理的每步都记入《武备维护册》，蒙古文记录油脂配方，汉文记录涂刷次数，确保后续维护有章可循。
国史院的吏员在库内同步编修《平叛武备录》，册页左侧画蒙古甲胄简笔画，右侧绘汉式甲胄结构图，图旁注尺寸、重量、材质。蒙古文部分由孛鲁合书写，注明 “每副北甲重四十二斤”“配狼首腰牌”；汉文部分由王恽批注，记录 “南甲含甲片一百八十片”“附弩机槽”。册末附《验甲官联名签》，帖木儿与张晋的指印按在同一页，蒙汉印记并列无分高下。
每副甲胄的编号与库房位置对应，制成《武备库方位图》，图中用不同颜色标注：赤色为蒙古甲区，青色为汉甲区，黑色为通道，比例尺 “一寸代一丈”，与《和林城防图》的绘图标准一致。图册存入紫檀木匣，匣锁为磁石结构，需库吏、蒙古千户、汉人将军三方钥匙同开 —— 这是防止甲胄私动的 “三锁制”。
虎卫营与怯薛分三班值守武备库：白日由汉人虎卫巡逻，持汉式长刀，腰牌刻 “武备库守卫”；夜间换蒙古怯薛，佩蒙古刀，腰牌为狼首纹，与甲胄的标识体系对应。值守房的登记簿分蒙汉两栏，每次巡检需记录 “甲胄有无移位”“防腐层是否完好”，交接班时需核对指印，与符牌库的值守制度一致。